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《企业如何记账》

[来源:来自网络] [作者:天拓力行] [日期:16-03-09]

    记账信息贯穿于整个财务流的全过程,它是企业财务系统管理的保证,企业财务活动产生的顺序一般是:原始凭证——记账凭证——明细账——总账——会计报表——财务分析报告。原始凭证作为财务活动的源头,是守住财务信息失真的第一关口。

    原始凭证的填制
    原始凭证按其形成来源不同,可分为外来原始凭证和自制原始凭证,其填制必须符合下列基本要求:真实性。实务中原始凭证中容易出现的错误与舞弊主要有:内容记载含糊不清或故意掩盖事情真相,进行贪污作弊;发票上单位抬头不是本单位;数量、单价与金额不符;无收款单位签章;开具阴阳发票等。
    1、完整性。原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全,同时必须由经办业务的部门和人员签字盖章,对凭证的真实性和正确性负完全的责任。内容不齐备的不能作为经济业务的合法证明,也不能作为有效的会计凭证。例如大小写金额齐全相符、购买实物有保管部门的验收入库单、付款凭证必须有收款单位和收款人的收款证明。在以现金方式支付员工工资时,无员工签领确认的工资单,工资单与用工合同、社保清单三者相一致、计算产品(商品)销售成本时,应附销售成本计算表等。
    2、及时性。及时性要求企业对于已经发生的交易或者事项,应当及时进行会计确认、计量和报告,不得提前或者延后。财务人员应当根据经济业务的执行和完成情况,及时填制原始凭证。
    3、清晰性。原始凭证上的文字和数字都要认真填好,要求字迹清楚,易于辨认,不得任意涂改、刮擦或挖补。一般凭证如果发现错误,应当按规定方法更正。而有关现金、银行存款收支业务的凭证,如果填写错误,不能在凭证上更正,应加盖“作废”戳记,重新填写,以免错收错付。
    实务中,一些人会模仿领导笔迹签字冒领、涂改原始凭证上的时间、数量、单价、金额或添加内容和金额、成本费用中公司费用与股东个人消费混杂在一起划分不清等现象,鉴于此,会计人员唯一能做的就是拒收退回。

    原始凭证的审核
    记账凭证应以审核后的原始凭证为依据,而原始凭证的审核质量取决于审核人的经验、素质、性格以及企业内控环境等的限制。
    1、合规性审核。单据种类要合法,是否符合财政、税务部门允许使用的发票、收据;对于通用原始凭证(如发票、火车票),要有一定的真伪鉴别能力;内部自制凭证符合内控制度要求等;原始凭证反映的经济业务是否符合现行财政、税收、经济、金融等有关的法令规定,是否符合等相关法律法规;开票方是否具备与业务一致资质;原始凭证记载的经济业务内容是否合法,是否符合单位的有关规章制度;依合同发生的原始凭证是否符合相关合同规定等。真实性审核。即审查原始凭证所反映的经济业务是否同实际情况相符合,如购买货物的原始凭证应有相关的验收记录;发生销货退回退款的,应有对方的收款依据。
    2、完整性审核。单据“要素”是否齐全,即审核凭证的名称;凭证填制日期和编号;接受单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额;填制凭证单位名称及经办人的签名并盖章等;附有附件的原始凭证所附单据是否完整;报销票据是否符合公司审批规定,并经公司各级领导签章确认;主要审核领导审批签字是否有误。支付款项的外来原始凭证,除经办人员必须签字或盖章外,还必须按本单位规定的审批程序、权限,由相应的负责人审批盖章。自制的原始凭证,也必须由经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员审批签章。
    3、准确性审核。主要看数字是否清晰、文字是否工整、书写是否规范、凭证联次是否正确、有无刮擦、涂改和挖补等。例如数字大小写是否相符,计算是否正确;发票开具有无超过限额;数量、单价是否等于金额;分项金额相加是否等于合计数。
    4、合理性审核。原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。例如费用开支是否有相应的计划或预算,是否是在经批准的计划和预算范围内,各项支出累计是否已达当月(当年)该项费用预算限额;财会人员还要审核根据现行有关财经法规、财务制度的规定,严格审查修理费、会议费、招待费、差旅费、电话费等各项费用是否合理和符合开支标准;费用水平或产品单价是否与同期同类产品和服务存在差异。

    对不合格原始凭证的处理
    对于违反财经纪律的一切开支,会计人员有权拒绝支付和报销;对不符合法令规定的经济业务,有权拒绝执行并及时向有关部门和领导汇报。例如,对违反国家规定的收支,超过计划、预算或者超过规定标准的各项支出,违反制度规定的预付款项,非法出售材料、物资,任意出借、变卖、报废和处理财产物资以及不按国家关于成本开支范围和费用划分的规定乱挤乱摊生产成本的凭证,会计人员应拒绝办理。
    对于审核中发现的填写不齐全、手续不齐备的原始凭证,会计人员有权退回给填制单位或经办人员,要求其及时补办完整,否则不予受理。例如,发票没有相关人员签字、发票抬头空白等。
    对于审核中发现的填写、计算金额有误的原始凭证,或是书写不规范的原始凭证,要退回给有关部门或人员,以补齐手续或更正错误。
    对于原始凭证记载的内容有错误的,应当由开具单位重开或更正,更正工作必须由原始凭证出具单位进行,并在更正处加盖出具单位印章;重新开具原始凭证也应当由原始凭证开具单位进行;原始凭证金额出现错误的不得更正,只能由原始凭证开具单位重新开具。

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